매번 같은 설명을 해야 하는 AI, 우리 회사 업무를 익히게 하려면
2026년 10월 10일
“이 단가표로 견적서 만들어 줘. 배송비는 별도고, 할인은 승인받아야 해. 양식은 지난번 파일과 같게.”
AI에 일을 맡겼는데 설명부터 길어집니다. 다음 견적에서도 같은 파일을 올리고 같은 조건을 덧붙입니다. 초안은 빨리 나오지만, 빠진 조건을 채우다 보면 직접 쓰는 편이 낫겠다는 생각도 들죠.
견적 양식과 적용 기준을 미리 정리해 두면 이 반복을 줄일 수 있습니다. 새 요청이 올 때 AI가 그 자료를 찾아 쓰도록 작업 환경을 구성하는 겁니다.
회사의 업무 기준
견적서를 예로 들어 보겠습니다. 단가표만으로는 부족합니다. 배송비를 언제 붙이는지, 별도 협의가 필요한 품목은 무엇인지도 알아야 합니다. 지난 견적서에 적힌 할인이 이번 거래에도 유효한지는 담당자에게 확인해야 하고요.
이런 기준을 견적 작성 지침으로 묶습니다.
| 필요한 자료 | 담을 내용 |
|---|---|
| 단가표 | 적용 기간과 품목별 가격 |
| 작성 지침 | 배송비 처리, 필수 기재 항목 |
| 승인 기준 | 할인이나 별도 협의가 필요한 조건 |
| 견적서 양식 | 실제 사용하는 파일과 작성 예시 |
예전 견적서는 양식 참고용으로, 현재 단가표는 가격 근거로 구분합니다. 그래야 지난 거래의 특별 할인이 새 견적에 따라붙는 일을 확인할 수 있습니다.
재사용할 지침
Anthropic의 Barry Zhang과 Mahesh Murag는 ‘Don’t Build Agents, Build Skills Instead’ 발표에서 업무 지식과 절차를 재사용 가능한 Skills로 묶는 방식을 소개합니다. 지침에 필요한 자료와 실행 코드를 함께 두고, 에이전트가 작업에 맞춰 불러 쓰는 구조입니다. 발표 자료
견적 업무라면 ‘견적 작성’ 스킬에 앞의 자료를 넣을 수 있습니다. 견적 요청을 읽는 순서와 모르는 항목을 처리하는 방법도 적습니다. 수량이 없으면 확인을 요청하고, 단가표에 없는 품목은 임의로 가격을 채우지 않도록요.
여기서 ‘익힌다’는 것은 저장한 지침을 작업할 때 다시 참고한다는 뜻입니다. 대화에서 고쳐 준 내용이 저절로 회사 공통 규칙이 되지는 않습니다. 반복해서 쓸 기준은 지침에 반영해야 합니다. Skills에는 계산이나 파일 작성을 맡길 코드도 포함할 수 있습니다. Anthropic 공식 설명
견적 요청부터 초안까지
지침을 준비했다면 실제 작업에 연결할 차례입니다. 다음처럼 구성할 수 있습니다.
요청 내용에서 품목·수량 추출 → 단가 조회와 금액 계산 → 회사 양식에 초안 작성 → 담당자 승인
AI가 요청 내용을 읽고, 금액은 정해진 계산식으로 산출합니다. 승인 조건에 걸린 항목은 초안에 표시합니다. 담당자는 적용한 단가와 확인이 필요한 항목을 보고 견적을 확정합니다.
단가표가 자주 바뀐다면 조회할 위치도 정해야 합니다. 누군가의 대화에 올려 둔 파일 대신 관리 중인 원본을 읽도록 연결할 수 있죠. 사용하는 프로그램이 외부 연동을 지원하는지에 따라 구현 방법은 달라집니다.
‘승인 전 발송 금지’는 발송 기능에서도 막아 둡니다. 지침에 적어 둔 문장만으로 승인 절차를 대신하지는 않습니다.
처음 맡길 범위
처음에는 견적 초안 작성까지만 맡겨도 됩니다. 기존에 처리했던 요청을 넣고 담당자가 만든 견적과 비교해 봅니다. 가격이 맞는지, 빠진 조건은 없는지 확인하면서 지침을 다듬습니다.
담당자가 매번 배송비를 고친다면 배송비 기준부터 보완합니다. 거래처마다 조건이 달라 수정이 잦다면 그 부분은 담당자 확인 항목으로 남깁니다. 초안을 받는 것보다 수정하는 일이 더 오래 걸리면 범위를 줄여야겠죠.
도입 전후를 비교할 때도 담당자의 검토 시간을 포함합니다. 파일을 찾거나 양식을 옮기는 수고가 얼마나 남았는지 함께 봅니다.
지금 쓰는 자료부터
SDH에 업무 자동화를 문의하실 때는 실제 쓰는 양식과 반복해서 고치는 부분을 알려 주세요. 견적서라면 민감한 정보를 지운 샘플, 단가를 관리하는 방식으로 시작할 수 있습니다.
그 자료를 바탕으로 AI에 줄 업무 지침과 연결할 시스템을 정하고, 담당자가 확인할 화면까지 개발 범위를 잡습니다. 이미 쓰는 도구에서 가능한 부분도 함께 살펴봅니다.
AI에 매번 다시 설명하는 업무가 있다면 프로젝트 문의에 남겨 주세요. 지금 쓰는 양식에서부터 시작하겠습니다.